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Presupuesto, factura proforma y factura: diferencias y cuándo usar cada una
Muchos autónomos usan estas tres palabras como si fueran lo mismo, y no lo son. Confundirlas puede dar problemas con Hacienda o con el cliente. Te explicamos la diferencia en lenguaje sencillo.
El presupuesto: la oferta antes del trabajo
El presupuesto describe el trabajo que propones, su precio y las condiciones, para que el cliente decida. No tiene validez fiscal: no se declara ni se registra en tus libros.
Cuando el cliente lo acepta, el presupuesto se convierte en la base del acuerdo: precio, plazos y lo que entra y no entra en el trabajo.
La factura proforma: una factura «de prueba»
La proforma tiene el aspecto de una factura, pero tampoco tiene validez fiscal. Se usa para pedir un anticipo, para que el cliente tramite una financiación o una ayuda, o en operaciones con el extranjero.
No lleva número de la serie de facturas ni se declara. Si después se cobra, hay que emitir la factura de verdad.
La factura: el documento con validez fiscal
La factura se emite cuando realizas el trabajo o cobras. Tiene que llevar número correlativo, fecha, tus datos y los del cliente con NIF, descripción, base imponible, tipo y cuota de impuesto y total.
Es la que declaras en tus impuestos trimestrales y la que el cliente puede deducirse si es empresa o autónomo.
Cómo encadenarlos en una obra
Lo habitual es: presupuesto aceptado → proforma o factura de anticipo si pides señal → facturas parciales por certificaciones en obras largas → factura final con el resto.
Usar los mismos datos y partidas en todos los documentos te ahorra tiempo y evita discrepancias.
Preguntas frecuentes
¿Hay que guardar los presupuestos?⌄
No es obligatorio fiscalmente, pero conviene guardarlos, sobre todo los aceptados: son tu prueba de lo acordado si hay una reclamación.
¿La proforma lleva IVA?⌄
Puede mostrarlo para informar del total, pero no genera la obligación de ingresarlo: eso ocurre con la factura.
¿Puedo cobrar con un presupuesto aceptado?⌄
Puedes pedir una señal, pero debes emitir la factura correspondiente por lo que cobres.
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